6 grandes herramientas de project management con las que gestionar tu negocio online (2024)

Monday

Monday es una plataforma de gestión de proyectos altamente personalizable, adecuada para equipos de todos los tamaños. Ofrece diferentes dashboards o paneles iniciales en función del tipo de proyectos que se vayan a gestionar, diferenciándose -por ejemplo- entre Creatividad y diseño, CRM y ventas, RRHH, Construcción, TI, etc. Además de ser fácilmente integrable con otras aplicaciones, como Slack, Gmail, Drive, Outlook, etc, haciendo que el flujo de trabajo sea más eficiente.

Los usuarios pueden agregar comentarios, archivos y actualizaciones directamente en cada tarea, promoviendo la colaboración en tiempo real y reduciendo la dependencia del correo electrónico. Otra de sus características destacadas es la capacidad de automatizar tareas repetitivas, facilitando la creación de alertas, recordatorios y actualizaciones automáticas, optimizando el tiempo y permitiendo a los equipos centrarse en tareas de mayor valor.

También permite visualizar el estado de las tareas, crear dependencias entre ellas y realizar un seguimiento detallado de los plazos. Además, cuenta con una aplicación móvil, algo ideal para equipos con miembros que trabajan de forma remota.

Ofrece un plan gratuito para equipos pequeños.

Notion

Notion es una plataforma todo en uno que combina herramientas de notas, bases de datos, gestión de proyectos y colaboración en equipo en un solo dashboard. 

Destaca por su interfaz flexible y personalizable, que permite a los usuarios crear, organizar y compartir contenido en un solo espacio, adaptándose a las necesidades de equipos y proyectos de diferentes tamaños.

Estas son sus características principales:

• Espacio de trabajo conectado: integra la gestión de proyectos con documentos, notas y wikis, centralizando toda la información relevante en un solo lugar.
• Visualización flexible: al igual que otras herramientas del listado, ofrece múltiples vistas para los proyectos, como cronogramas, tablas y tableros Kanban, permitiendo a los equipos elegir la que mejor se adapte a sus necesidades.
• Incluye herramientas para automatizar tareas repetitivas, como flujos de tareas, informes de incidencias y entradas en bases de datos, optimizando el tiempo y la eficiencia del equipo.
• Permite crear etiquetas de estado, prioridad y otras, facilitando la adaptación del flujo de trabajo a las preferencias específicas de cada equipo.
• Ofrece la posibilidad de dividir proyectos en tareas y subtareas, asignar responsables, establecer fechas límite y visualizar el progreso mediante barras de avance.
• Incorpora inteligencia artificial para asistir en la redacción de documentos, generación de borradores y automatización de tareas tediosas, mejorando la calidad y rapidez del trabajo.
• Facilita la creación de formularios para recopilar información del equipo, iniciando tareas y flujos de trabajo de manera estructurada.

Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos basada en tableros y listas, que facilita la organización visual de tareas y responsabilidades. Tiene una interfaz intuitiva, con tarjetas arrastrables para asignar, etiquetar y priorizar tareas, lo que permite una colaboración sencilla y flexible entre equipos de cualquier tamaño. 

Permite crear tableros limitados a los usuarios invitados conteniendo diferentes tarjetas totalmente personalizadas, que disponen de información sobre la tarea, los miembros involucrados, archivos, descripciones, fechas, etc. También permite consultar parámetros de productividad, y puede integrarse con Dropbox, Teams, Slack y Drive.

Algunas de las características que destacamos:

• Organiza tareas en tableros estilo Kanban, donde las actividades se distribuyen en listas (por ejemplo, “Por hacer,” “En progreso,” “Hecho”), facilitando la visualización del flujo de trabajo.
• Colaboración en tiempo real: permite la colaboración en equipo mediante la asignación de miembros a tarjetas, la posibilidad de comentar y etiquetar personas, y el uso de notificaciones para actualizaciones instantáneas.
• Incluye la herramienta Butler, que permite automatizar tareas repetitivas como mover tarjetas, generar recordatorios y crear acciones personalizadas, optimizando el flujo de trabajo.

Ofrece una cuenta gratuita básica y tres planes de pago, que varían entre los 4 y los 16 euros al mes.

Asana

Asana es una plataforma de gestión de proyectos que permite a equipos organizar, asignar y seguir tareas en tiempo real. Ofrece diferentes vistas de proyectos (tableros Kanban, listas, calendarios). Su enfoque está en la transparencia y la colaboración, con funcionalidades como cronogramas (timelines), dependencias entre tareas, y automatizaciones que ayudan a evitar cuellos de botella.

Se integra con 300 herramientas, entre las que se encuentran Slack, Google Drive y Microsoft Teams, Azure o Outlook, facilitando la centralización de la comunicación y los documentos.

Basecamp

Abanderando las ventajas y posibilidades del trabajo en remoto, Basecamp es un software de gestión que busca mejorar el flujo de trabajo de cada uno de los proyectos de una marca, ya que permite dividir cada trabajo en proyectos separados. Cada uno de ellos contendrá todo lo relacionado con el mismo; desde las personas involucradas, hasta las conversaciones entre las mismas, los documentos compartidos, archivos, tareas, fechas, etc.

Este año, Basecamp ha introducido una serie de mejoras y nuevas funcionalidades diseñadas para optimizar la gestión de proyectos y la colaboración en equipo. A continuación, destacamos las principales incorporaciones:

• Pantalla de inicio rediseñada y personalizable: la nueva interfaz permite a los usuarios añadir su logotipo, fijar y reorganizar los equipos y proyectos más importantes en la parte superior. Además, muestra los proyectos visitados recientemente para facilitar el acceso rápido. Cada usuario puede configurar su página de inicio según sus preferencias.
• Add-on “Timesheet”: esta función permite rastrear el tiempo directamente en Basecamp, eliminando la necesidad de hojas de cálculo externas. Los usuarios pueden ver y filtrar las hojas de tiempo en toda la cuenta y exportar los resultados en formato CSV.
• Herramienta “Card Table”: Basecamp introduce su propia versión de los tableros Kanban, denominada “Card Table”, que ofrece una visualización única de las tareas y su progreso.
• “The Lineup”: esta funcionalidad proporciona una vista panorámica de los proyectos en curso, mostrando las fechas de inicio y finalización en una línea de tiempo sencilla. Es ideal para la planificación y seguimiento de múltiples proyectos simultáneamente.
• Roles de participación en proyectos: ahora es posible especificar quiénes están trabajando activamente en un proyecto y quiénes solo lo siguen. Los participantes activos aparecen en la tarjeta del proyecto y están suscritos automáticamente al chat, mientras que los seguidores reciben notificaciones solo cuando se les menciona o asigna una tarea.
• “Doors”: esta función permite vincular otros servicios utilizados por el equipo directamente en Basecamp, integrando herramientas externas en el flujo de trabajo.
• Indicadores de disponibilidad: se ha facilitado la señalización de ausencias por vacaciones u otros motivos, mejorando la comunicación sobre la disponibilidad del equipo.
• Acceso abierto a proyectos (“All-access”): cualquier miembro de la cuenta de Basecamp puede ver y unirse a proyectos, promoviendo una mayor transparencia y colaboración.
• Función “Don’t Forget”: asegura que los usuarios no olviden leer, revisar o responder a elementos importantes, actuando como un recordatorio integrado.
• Tareas recurrentes: se ha incorporado la posibilidad de crear tareas que se repiten automáticamente, facilitando la gestión de actividades periódicas.
• Múltiples instancias de herramientas: ahora es posible añadir varias instancias de cualquier herramienta de Basecamp (chat, mensajes, documentos, etc.) dentro de un mismo proyecto, ofreciendo mayor flexibilidad en la organización de la información.
• Gestión centralizada de usuarios: la administración de miembros y permisos se ha centralizado y mejorado, simplificando la gestión de equipos y proyectos.
• Soporte para archivos en la nube: se han añadido integraciones con servicios como Figma, Airtable, Zoho, Adobe y Notion, permitiendo una gestión más eficiente de archivos y documentos en la nube.

En cuanto a precios, dispone de una prueba gratuita de 30 días en sus dos planes de pago. Su plan básico cuesta 15 € por usuario por mes en contrato anual y el precio de su plan premium asciende a los 299€ al mes con usuarios ilimitados.

Airtable

Airtable es una plataforma híbrida que combina la simplicidad de una hoja de cálculo con la potencia de una base de datos relacional. Permite crear bases de datos personalizables para gestionar proyectos, rastrear inventarios, planificar eventos, y mucho más. Destaca por su flexibilidad, con opciones para crear vistas específicas como cuadrículas, calendarios, galerías, y Kanban, adaptándose a distintas necesidades sin requerir conocimientos técnicos.

Está potenciada con inteligencia artificial para mejorar la organización de los flujos de trabajo. Además permite que tu equipo se centre en aquellos productos que realmente le interesan a tus clientes ya que las hojas de ruta, los comentarios de los clientes y los calendarios de sprints se conectan para estar siempre sincronizados.

Se integra con más de 50 aplicaciones, como y permite automatizaciones para flujos de trabajo. Es ideal para equipos que necesitan una solución adaptable y escalable.

Tiene una versión gratuita para equipos pequeños y dos planes de pago desde los 20 € por usuario por mes con contrato anual.

Otras herramientas de project management que deberías conocer

Además de nuestro top, queremos mencionar a varias otras herramientas que tenemos mapeadas y que pueden ser la solución a lo que necesitas. Las ordenamos alfabéticamente a continuación: Any.do, Businessmap (ex Kanbanize), Google Tasks, ProjectManager.com, Todoist, Toodledo, Workdeck, Zoho Projects.

La importancia de las herramientas de project management

Foto: ChatGPT.