Facturación electrónica en 2025: qué debes saber y cómo prepararte desde ya

La facturación electrónica en España está cada vez más cerca de ser una realidad obligatoria para todas las empresas. Aunque su implantación definitiva aún depende de la aprobación oficial del reglamento técnico, muchas pymes, autónomos y grandes empresas ya están revisando sus procesos para no quedarse atrás.

Esta transición no solo responde a una exigencia legal, sino que también es una gran oportunidad para digitalizar procesos, ahorrar costes y ganar eficiencia. En este artículo te contamos lo que realmente importa de la Ley de Facturación Electrónica y cómo prepararte desde hoy.

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Qué dice la ley y por qué te afecta directamente

La base legal está en la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas, también conocida como Ley Crea y Crece. Su objetivo es claro: reducir la morosidad, fomentar la digitalización obligatoria del tejido empresarial español y mejorar la competitividad, especialmente en un entorno tan digital como el del eCommerce.

Aunque la ley ya está vigente desde octubre de 2022, la obligatoriedad de facturar electrónicamente entre empresas (B2B) no entrará en vigor hasta que se apruebe el reglamento técnico. A día de hoy (junio de 2025), el Ministerio de Economía ha presentado un borrador, pero los plazos definitivos aún no se han activado.

Los periodos que se manejan son relativos:

• Empresas que facturen más de 8 millones de euros al año: 12 meses desde la aprobación del reglamento.
• PYMES y autónomos: 24 meses desde la publicación del reglamento.

Esto implica que nadie está obligado todavía, pero cuanto antes te adaptes, más fácil será el cambio.

Qué requisitos debes cumplir

El reglamento establece que las facturas electrónicas deberán ser estructuradas, legibles por sistemas automatizados y compatibles con formatos como Facturae, UBL o XML. Los PDF “planos” dejarán de ser válidos, aunque habrá un periodo transitorio para grandes empresas.

Además, deberán cumplir con criterios técnicos:

• Autenticidad e integridad: las facturas no pueden alterarse tras su emisión.
• Interoperabilidad: el sistema debe poder comunicarse sin coste adicional con otras plataformas.
• Trazabilidad: será obligatorio registrar eventos como aceptación, rechazo o estado de cobro.
• Conservación y acceso: las facturas deben estar disponibles durante al menos 4 años, incluso si el cliente cambia de proveedor o ya no trabaja contigo.

Si optas por integrarte con la Agencia Tributaria a través del sistema VeriFactu, se puede automatizar el proceso y evitar la firma digital gracias al uso de hash.

Cómo afecta esto a tu eCommerce y estrategia digital

Aunque pueda parecer un tema administrativo, la facturación electrónica impacta de lleno en la operativa digital de cualquier eCommerce. Aquí algunas claves:

• Reduce el tiempo dedicado al papeleo, permitiéndote centrarte en marketing, ventas o atención al cliente.
• Mejora la imagen de marca: una empresa que cumple con la normativa transmite confianza y profesionalismo.
• Facilita la integración con herramientas de gestión como CRM, contabilidad o plataformas como Holded, que ya están adaptadas a esta normativa.
• Proporciona datos valiosos sobre hábitos de consumo, productos más facturados y estacionalidad, útiles para tus campañas.

Qué puedes hacer hoy para prepararte

La mejor estrategia es anticiparse al cambio. Aquí algunos pasos prácticos:

1. Evalúa tu sistema actual: ¿sigues enviando PDFs por email? Es momento de actualizarte.
2. Invierte en un software especializado como Holded, que automatiza la emisión, firma, envío y recepción.
3. Solicita tu certificado digital: imprescindible para firmar facturas electrónicamente.
4. Forma a tu equipo: la herramienta no es suficiente si nadie sabe usarla bien.
5. Informa a clientes y proveedores: que sepan que te estás digitalizando y qué implica eso.
6. Haz pruebas antes del plazo legal: simula todo el flujo y detecta errores sin presión.

Conclusión: la digitalización como ventaja competitiva

La facturación electrónica será pronto obligatoria, pero puede convertirse en una palanca de cambio positiva si se aborda con tiempo. Las empresas que se anticipen no solo cumplirán con la normativa, sino que ganarán en eficiencia, agilidad y control. Si trabajas en eCommerce o marketing digital, este es el momento de actuar.