En diciembre de 2023, el BOE publicó el Real Decreto 1007/2023, conocido como Reglamento VeriFactu, el cual define los requisitos y especificaciones técnicas que deben cumplir las empresas al emplear sistemas informáticos de facturación (SIF).
Este documento incluye a VeriFactu, un nuevo sistema de facturación electrónica creado por la Agencia Tributaria de Recaudación (AEAT), que entrará en vigor en 2026. Como explica la misma Agencia en su web, “Este reglamento y el real decreto que lo aprueba imponen una serie de requisitos a los sistemas informáticos que se utilicen para expedir facturas, con el objetivo de evitar o dificultar y detectar que se pueda cometer fraude en ese proceso”.
VeriFactu no es obligatorio, sino opcional, pero si la empresa decide no utilizarlo, deberá adaptar su SIF a la nueva normativa, que exige una serie de estrictos requisitos.
VeriFactu es un sistema de facturación que permitirá a la Agencia Tributaria recibir en tiempo real los registros de facturación de los contribuyentes, eliminando la posibilidad de manipulación posterior y garantizando la autenticidad de las operaciones comerciales.
Opera mediante un software de facturación que permite el envío inmediato y seguro de las facturas a la Agencia Tributaria a través de medios telemáticos.
El proceso consta de tres pasos: primero, el contribuyente introduce la transacción en el programa; luego, el software envía la factura y sus detalles técnicos a la AEAT en tiempo real, utilizando el formato XML; finalmente, cuando la factura es emitida al cliente, esta incluirá en la parte superior la marca “Veri*Factu”, asegurando su conformidad con el sistema.
VeriFactu forma parte de un esfuerzo más amplio de digitalización en el ámbito tributario y se alinea con la implantación de la Factura Electrónica obligatoria, derivada de la Ley Crea y Crece, que obliga a las pymes y autónomos con ingresos inferiores a ocho millones de euros anuales a emitir facturas digitales a partir de 2027.
VeriFactu afectará a todas las empresas y autónomos que emitan facturas electrónicas en España, independientemente de su tamaño o sector. Su implementación será obligatoria a partir de 2026, aunque con plazos diferenciados:
Además, también impactará a proveedores de software de facturación, quienes deberán asegurarse de que sus programas cumplan con los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria (AEAT).
El sistema contempla dos maneras de operar para los contribuyentes. Por un lado, la modalidad VeriFactu permitirá que los registros de facturación sean enviados de forma automática e inmediata a la Agencia Tributaria, lo que eximirá a las empresas de la obligación de conservar físicamente los documentos.
Por otro lado, aquellos que opten por la modalidad no VeriFactu podrán seguir utilizando sus propios sistemas de almacenamiento sin enviar la información en tiempo real. Sin embargo, en este caso, el software de facturación deberá cumplir con estrictos requisitos de integridad, accesibilidad y trazabilidad para garantizar que las facturas no sean alteradas tras su emisión.
Las empresas y autónomos que operen bajo el nuevo sistema deberán asegurarse de que sus programas de facturación cumplan con las especificaciones técnicas establecidas por la Agencia Tributaria. Entre los requisitos más importantes se encuentran:
Las sanciones por incumplimiento pueden alcanzar los 150.000 euros para los proveedores de software no homologados y hasta 50.000 euros para los usuarios que utilicen sistemas que no cumplan con la normativa. Sin embargo, estas multas no se aplicarán hasta la publicación oficial del Reglamento técnico mediante una Orden Ministerial.
El reglamento también define las características que tiene que tener un software o sistema de facturación electrónica:
Estas medidas buscan reforzar la transparencia y control fiscal, asegurando un registro fiable y seguro de todas las transacciones comerciales.
La implementación de VeriFactu supone un cambio significativo en la forma en que las empresas y profesionales gestionan su facturación. Aunque el sistema promete facilitar el cumplimiento tributario y reducir la carga administrativa a largo plazo, también implicará una inversión en nuevos programas de facturación homologados.
Para las grandes empresas, que ya trabajan con sistemas electrónicos avanzados, la transición será más sencilla. Sin embargo, para los pequeños negocios y autónomos, que hasta ahora han utilizado herramientas básicas como Excel o PDF para la emisión de facturas, la adaptación supondrá un reto mayor.
Ante esta situación, la Agencia Tributaria recomienda a los contribuyentes comenzar cuanto antes con la actualización de sus sistemas de facturación para evitar problemas al acercarse las fechas límite de obligatoriedad.
Foto: Depositphotos
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